Kancelaria Adwokacka 
Zakładając spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez Internet (za pomocą systemu S24 - https://ekrs.ms.gov.pl/s24/), stajemy przed wyzwaniem sporządzenia umowy spółki, która stanowi podstawowy zbiór zasad jej funkcjonowania. W spółkach tworzonych online mamy do dyspozyji dość sztywny wzór umowny, który można tylko w małym fragmencie modyfikować (właściwie dokonać kilku wyborów wariantów). Ważne, aby poważnie zastanowić się, jakie modyfikacje we wzorcu umownym zaproponowanym przez system możemy przeprowadzić i jakie będą tego konsekwencje.
Poza informacjami dotyczącymi wspólników, ich udziałów oraz składu pierwszej zarządu, wyboru pierwszego roku obrotowego, podczas tworzenia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością spotykamy się z następującymi wyborami dotyczącymi poszczególnych zagadnień w zakresie funkcjonowania spółki:
UDZIAŁY I ICH UMORZENIE
wariant A
1.Udziały w Spółce są równe i niepodzielne. Każdy wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział.
2. Na każdy udział przypada jeden głos.
wariant B
1. Udziały w Spółce są równe i niepodzielne. Każdy wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział.
2. Na każdy udział przypada jeden głos.
3. Udział może być umorzony za zgodą wspólnika w drodze nabycia udziału przez Spółkę
Różnica polega na tym, że jeden z wariantów umożliwia umorzenie udziału. Wzór dostępny w systemie umożliwia jedynie umorzenie wspólnika za jego zgodą (nie ma możliwości zatem wprowadzenia przymusowego umorzenia udziałów). Umorzenie polega na likwidacji części udziałów składających na kapitał zakładowy spółki. Najczęściej jest to związane ze zmianami w zakresie dot. wspólników spółki (przykładowo jeden ze wspólników wspólnik chce posiadać większy pakiet udziałów, ale nie posiada on wystarczającej ilości środków na odkupienie udziałów od pozostałych wspólników, wtedy część pozostałych najlepiej umorzyć). Umorzenie to może nastąpuje za zgodą wspólnika i daje większe możliwości zmian udziałowych.
ZBYCIE UDZIAŁÓW
wariant A
Zbycie oraz zastawienie udziału wymaga zgody Spółki
wariant B
Zbycie oraz zastawienie udziału nie wymaga zgody Spółki.
wariant C
1. Zbycie oraz zastawienie udziału wymaga zgody Spółki.
2. Zastawnik i użytkownik mogą wykonywać prawo głosu z udziału, na którym ustanowiono zastaw lub użytkowanie, jeżeli przewiduje to czynność prawna ustanawiająca ograniczone prawo rzeczowe oraz gdy w księdze udziałów dokonano wzmianki o jego ustanowieniu i o upoważnieniu do wykonywania prawa głosu.
wariant D
1. Zbycie oraz zastawienie udziału nie wymaga zgody Spółki.
2. Zastawnik i użytkownik mogą wykonywać prawo głosu z udziału, na którym ustanowiono zastaw lub użytkowanie, jeżeli przewiduje to czynność prawna ustanawiająca ograniczone prawo rzeczowe oraz gdy w księdze udziałów dokonano wzmianki o jego ustanowieniu i o upoważnieniu do wykonywania prawa głosu.
Jeśli wspólnicy nie chcą, aby dopuszczać do własności osób spoza pierwotnego grona, warto zapewnić sobie konieczność uzyskania zgody spółki, czyli realnie aktualnego zarządu spółki. Rodzi to jednak większe komplikacji w momencie, gdy jeden ze wspólników np. zamierza odsprzedać udziału innemu dotychczasowemu wspólnikowi, zgoda bowiem wtedy również jest wymagana. Odnośnie pkt. 2 w wariancie C i D, przewiduje możliwość odebrania wspólnikowi prawa głosu przez zastawnika (wierzyciela, który dokonał zajęcia udziału) czyli stanowi wyjątek od zasady nierozszczepialności praw organizacyjnych wspólnika. Może to się ziścić tylko pod dwoma warunkami - po pierwsze umowa spółki powinna przewidywać taką możliwość, a po drugie prawo wykonywania głosu oraz warunki jego wykonywania muszą wynikać z umowy zastawniczej. Gdy zastawnik (wierzyciel) wykonuje prawo głosu, przysługuje mu też prawo zaskarżenia uchwał, jako związane z prawem do głosowania. W przypadku gdy nie chcemy, aby potencjalnemu zastawnikowi (wierzycielowi) przysługiwało prawo głosu w ramach zastanowionych udziałów, nie zaznaczamy wariantu C lub D.
KAPITAŁY I ZALICZKI
wariant A
Spółka może tworzyć kapitały rezerwowy i zapasowy.
wariant B
1. Spółka może tworzyć kapitały rezerwowy i zapasowy.
2. Zarząd może wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli zaistnieją warunki wymagane przepisami prawa, a w szczególności jeżeli spółka posiada wystarczające środki na wypłatę.
Zgodnie z art. 195 § 1 k.s.h. spółka może wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy, jeżeli jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk. Zaliczka może stanowić najwyżej połowę zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego, powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi w celu wypłaty zaliczek może dysponować zarząd, oraz pomniejszonego o niepokryte straty i udziały własne. Zaznaczenie wariantu B daje możliwość skorzystania przez wspólników z tego przepisu, warto więc wprowadzić do umowy taką furtkę (bez stosownego zapisu w umowie nie można wypłacać zaliczek).
ORGANY SPÓŁKI
Organami Spółki są:
wariant A
1) Zarząd;
2) Zgromadzenie wspólników.
wariant B
1) Zarząd;
2) Rada Nadzorcza;
3) Zgromadzenie wspólników.
wariant C
1) Zarząd;
2) Rada Nadzorcza;
3) Zgromadzenie wspólników.
2. Wspólnikowi nie przysługuje prawo indywidualnej kontroli, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Wspólnik może wykonywać prawo indywidualnej kontroli, jeżeli Rada Nadzorcza nie została ustanowiona lub jeżeli liczba członków Rady Nadzorczej jest niższa niż wymagana umową.
W mniejszych i standardowych spółkach najczęściej nie ma konieczności wprowadzenia do umowy organu kontrolnego - wspólnicy sami mogą kontrolować działania zarządu. Należy jednak zwrócić uwagę, iż wariant C przewiduje już na wstępnym etapie powstawania spółki utworzenie kolegialnego organu, bez odebrania funkcji kontrolnej wspólnikom w przypadku, gdy na powołanie składu Rady Nadzorczej jest jeszcze za wcześnie.
REPREZENTACJA
wariant A
W przypadku Zarządu jednoosobowego oświadczenia w imieniu spółki składa członek Zarządu. W przypadku Zarządu składającego się z dwóch lub większej liczby osób do składania oświadczeń w imieniu spółki jest wymagane współdziałanie dwóch członków Zarządu albo jednego członka Zarządu łącznie z prokurentem.
wariant B
Do składania oświadczeń w imieniu spółki jest upoważniony każdy z członków Zarządu samodzielnie.
Wracamy do kwestii zaufania w spółce - gdy wspólnicy mają zaufanie do wszystkich członków zarządu można wprowadzić sposób reprezentacji spółki, polegającej na tym, że każdy z członków zarządu będzie samodzielnie reprezentować spółkę, bez oglądania się na pozostałych członków zarządu lub pełnomocników czy prokurentów. Niestety może to doprowadzić do sytuacji, gdy jeden z członków zarządu zaciągnie zobowiązanie, które nie było ustalane z pozostałymi członkami zarządu. Można tego uniknąć, wprowadzając reprezentację dwuosobową, wtedy jeden podpis pod umową nie będzie wystarczający do jej skutecznego zawarcia. Z drugiej strony należy podkreślić, że w przypadku np. zarządu dwuosobowego i dłuższej czasowej nieosiągalności jednego z członków zarządu, funkcjonowanie spółki może okazać się znacznie utrudnione. Wszystko zależy zatem od zaufania, możliwości i chęci kontroli zarządu przez wspólników oraz konieczności podejmowania szybkich decyzji.
ZGODA WSPÓLNIKÓW NA ZOBOWIĄZANIA (LIMIT)
wariant A
Rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego Spółki wymaga uchwały wspólników.
wariant B
Rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego Spółki nie wymaga uchwały wspólników.
Ten wybór zasadniczo sprowadza się do tego samego co poprzednio - zaufania, tym razem jednak przewidziano bezpośrednią ingerencję wspólników spółki w bieżącą działalność spółki. Umowa spółki może przewidywać jedno- lub wieloosobową reprezentację, jednak w przypadku gdy zaciągane zobowiązanie będzie dotyczć kwoty powyżej dwukrotności kapitału zakładowego pojawi się konieczność uzyskania stosownej zgody większości wspólników. Mimo oczywistych względów bezpieczeństwa (wspólnicy mają bezpośredni wpływ na większe transkacje zawierane przez spółkę) wprowadzenie zastrzeżenia z wariantu B może wydłużyć lub nawet sparaliżować proces decyzyjny, bowiem odbycie wiążacego zgromadzenia wspólników lub zebranie głosów w trybie pisemnym, na który uprzednio muszą zgodzić się wszyscy wspólnicy, będzie kosztowało czas, którego w decyzjach biznesowych często nie ma zbyt wiele.